1. Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist ein in elektronischer Form geführtes Register, welches Eintragungen zu den wirtschaftlich Berechtigten Personen von Rechtseinheiten enthält. 

Zweck des Transparenzregisters ist die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Durch die Eintragung der wirtschaftliche Berechtigten sollen Eigentums- und Kontrollstrukturen von Rechtseinheiten transparent gemacht werden. 

2. Wer muss seine wirtschaftlich Berechtigten eintragen?

Bis zum 31.07.2021 war das Transparenzregister ein Auffangregister. Das bedeutet, dass eine Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister nur notwendig war, wenn sich diese nicht bereits aus einem anderen Register wie z.B. Handels- oder Vereinsregister ergaben.

 
Seit dem 01.08.2021 ist diese Mitteilungsfiktion weggefallen und das Transparenzregister wurde zu einem Vollregister. Das bedeutet, das alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten natürlichen Personen in das Transparenzregister aktiv eintragen lassen müssen. 

Folgende Rechtseinheiten müssen sich bzw. ihre wirtschaftlich Berechtigten gem. § 20 Abs. 1 GWG in das Transparenzregister eintragen:

• Kapitalgesellschaften wie z.B. AG, SE, KGaA
• Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG
• Rechtsfähige Stiftungen, Genossenschaften, Vereine und Partnerschaftsgesellschafte

Für die Eintragung galten folgende Fristen, welche allesamt bereits abgelaufen sind:

• AG´s, SE´S, KGaA´s  Stichtag: 31.03.2022
• GmbH´s, eG´s, SCE´s, Partnerschaften  Stichtag: 30.06.2022
• Alle anderen (z.B. KG´s, OHG´s,)  Stichtag: 31.12.2022

Weiterhin eintragungspflichtig sind gem. § 21 Abs. 1 und 2 GWG bestimmte Rechtsgestaltungen, wenn die wirtschaftlich Berechtigten ihren Sitz bzw. Wohnsitz in Deutschland haben. Dazu gehören beispielsweise Trusts und nichtrechtsfähige Stiftungen.

Nicht zur Eintragung sind verpflichtet:

• Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)
• Gemeinschaften 
• Nicht rechtsfähige Vereine
• Einzelkaufleute
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts

3. Wer bzw. was ist ein wirtschaftlich Berechtigter?

Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung/Gesellschaft steht. Bei juristischen Personen des Privatrechts (z.B. AG oder GmbH) und bei Personengesellschaften gelten nach § 3 Abs. 2 GWG die Personen als wirtschaftlich Berechtigte, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile besitzen oder
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder 
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (z.B. Komplementär oder Vetorecht)

Diese Regelung gilt nicht für juristische Personen des Privatrechts, die an einem organisierten Markt nach § 2 Abs. 11 Wertpapierhandelsgesetzt notiert sind.

Bei einer mehrstufigen Beteiligungsstruktur gilt als unmittelbar wirtschaftlich Berechtigter derjenige der die Muttervereinigung beherrscht. Das ist in der Regel derjenige, der mehr als 50 % der Stimmrechte/Kapitalanteile besitzt. 

Besitzt keine natürliche Person mehr als 25 % der Stimmrechte/ Kapitalanteile an der Vereinigung und kann auch keine natürliche Person die Kontrolle in anderer Weise ausüben, ist ein fiktiver wirtschaftlicher Berechtigter zu ermitteln bzw. einzutragen. Dies ist der/ die gesetzlichen Vertreter. 

Beispiel:

An der A-KG beteiligt sind mit jeweilks 25 % A, B, F und die C-GmbH, an der wiederum E (49 %) und A (51 %) beteiligt sind - Wer ist der im Transparenzregister einzutragende wirtschaftlich Berechtigte?

Lösung: wirtschaftlich Berechtigter ist A. Abekommt auf der ersten Stufe 25 % der Kapitalanteile zugerechnet. Da immer auf eine natürliche Person durchgeschaut werden muss, bekommt A weiterhin auf der zweiten Stufe 25 % der C-GmbH zugerechnet, da A51 % der Kapitalanteile an der C-GmbH hält und damit die C-GmbH i.S.d. GWG beherrscht.

Im Ergebnis werden A 50 % der Kapitalanteile zugerechnet (25 % unmittelbar und 25 % mittalbar über C-GmbH) und damit ist er wirtschaftlich Berechtigter der A-KG, da er mehr als 25 % der Kapitalanteile hält.

Hält die Gesellschaft Anteile an sich selbst, werden diese nicht in die Ermittlung der gesamten Kapitalanteile einbezogen.

4. Was muss in das Transparenzregister eingetragen werden

Nach § 19 GWG sind folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister einzutragen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z.B. Höhe der Beteiligung/ Stimmrechte, etc.)
• Staatsangehörigkeit(en)

5. Gibt es Sanktionen bei Unterlassen der Eintragung?

Verstöße gegen die Transparenzpflichten gelten als Ordnungswidrigkeiten und können mit einer Geldbuße von bis zu 150.000,00 €. In schwerwiegenden, systematischen oder wiederholten Fällen kann ein Bußgeld von bis zu 1.000.000,00 € in besonders schweren Fällen bis zu 5 Million € bzw. 10 % des Gesamtumsatzes des Vorjahres festgesetzt werden.

6. Gibt es weitere Pflichten für Unternehmen?

Seit 01.01.2020 müssen Verpflichtete i.S.d. GWG die Eigentums- und Kotrollstrukturen von allen Geschäftspartnern ermitteln und dokumentieren. Verpflichtete i.S.d. § 2 GWG sind u.a. selbständige Gewerbetreibende, die E-Geld eines Kreditinstituts vertreiben oder rücktauschen; Dienstleister, Immobilienmakler, etc.

Bestehen Unstimmigkeiten zwischen den Angaben des Geschäftspartners und den Angaben, die im Transparenzregister eingesehen werden können, muss der Verpflichtete eine Meldung an das Transparenzregister tätigen. 

Stand 02.05.2023

Tobias Hutter, Steuerberater

Stichwort: Digitale Arbeitszeit­erfassung für bessere Unternehmensführung

Schon 2019 hatte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung erste Unternehmen aufgeschreckt, aber so richtig getroffen hat es erst im Herbst 2022, als ein Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13.09.2022 - Az. 1ABR 22/21) durch die Presse ging:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs.2 Nr.1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Dieser Satz wurde vom BAG abgeleitet aus der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung ebenso wie aus dem deutschen Arbeitsschutzgesetz. Wie die Arbeitszeiterfassung technisch umgesetzt werden muss, etwa elektronisch oder auf Papier, gibt das Urteil nicht vor. Regelungen des nationalen Gesetzgebers fehlen derzeit noch, allerdings werden mangels gesetzlicher Grundlage derzeit noch keine Sanktionen bei Verstößen gegen die Vorgaben der Rechtsprechung erfolgen.

Dennoch sollten Unternehmer schnellstens klären, ob etwa eine digitale Arbeitszeiterfassung – idealerweise online – nicht generell die Unternehmensführung erleichtert. Unabhängig von der BAG und EuGH Rechtsprechung ist Arbeitszeiterfassung ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung, insbesondere für Menschen, die im Homeoffice oder mobil arbeiten. Das Thema ist kein Misstrauensthema, nachdem auch im Homeoffice Unternehmen etwa für die Einhaltung der Pausenzeiten oder Vorschriften zu Arbeitssicherheit verantwortlich sind.

Vielmehr ist die exakte Arbeitszeiterfassung eine Frage effizienter Unternehmensführung und Projektabrechnung. Erfassen Beschäftigte mit ihren Arbeitszeiten die geleisteten Stunden so, dass diese sich einzelnen Kunden oder Aufträgen zuordnen lassen, erleichtert dies das Controlling sowie (Nach-)Kalkulation. Idealerweise kommt dabei eine elektronische Arbeitszeiterfassung mit entsprechender Anbindung an die kaufmännische Software zum Einsatz. Wer eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools nutzt, kann die Beschäftigten auch ans Befolgen solcher Vorgaben per Automatismus erinnern. Und das angeschlossene Arbeitszeitkonto erleichtert die Dokumentation ebenso wie das Verwalten von Überstunden sowie die Personalplanung und nicht zuletzt die Lohnabrechnung. 

Schon bisher gab es betriebliche oder tarifvertragliche Vorgaben sowie gesetzlich geregelte Sonderfälle, vgl. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, geringfügige Beschäftigung, Mindestlohngesetz und die Lenk- und Ruhezeiten von Berufskraftfahrern, die bei Verstößen auch sanktioniert sind.

• Laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz waren auch bisher bereits die Arbeitszeiten in Wirtschaftsbereichen mit besonderer Missbrauchsgefahr zu erfassen, wie Baugewerbe, Messebau, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigungen, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gaststätten und Herbergen sowie im Speditions-, Transport- und Logistikbereich. Auch für Zeitungszustellerinnen und -zusteller sowie für die Beschäftigten bei Paketdiensten gilt die Arbeitszeiterfassung. Dabei entscheidet der Betrieb, ob etwa online oder über digitale Tools eine elektronische Arbeitszeiterfassung stattfindet oder Papier zum Einsatz kommt.
• Nach derm Arbeitszeitgesetz sind schließlich über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Stunden aufzuzeichnen, wenn jemand werktags mehr als die üblichen acht Stunden im Betrieb ist, ebenso bei Sonn und Feiertagsarbeit, v.a. um Überstunden sowie Einsätze zu Zeiten, für die Zuschläge anfallen, sicher erfassen zu können.

Sich bei der Dokumentation auf solche Fälle zu beschränken, war aber noch nie eine gute Idee. Bei Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über geschuldeten Lohn geht es oft um geleistete Stunden, deren Aufzeichnung letztlich schon bisher Rechtssicherheit ermöglichte.

Aufgrund des BAG-Urteils, das sich auf die EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung und das deutsche Arbeitsschutzgesetz bezieht, sind Unternehmen künftig verpflichtet, die Arbeitszeiten fast aller Beschäftigten genau zu erfassen. Der Gesetzgeber muss das Gesetz noch anpassen und vorgeben, welche Details der Arbeitgeber beachten soll und welche Strafen bei Verstößen drohen. Aber schon jetzt müssen Unternehmen aufgrund des BAG-Urteils geeignete Systeme für die Erfassung der Arbeitszeit installieren.

• Alle Betriebe müssen ab sofort ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen und nutzen.
• Ob die Arbeitszeiterfassung elektronisch oder digital oder analog erfolgt, ist allein Sache des Unternehmens und kann sogar in ein und demselben Unternehmen standortunterschiedlich lokalen betrieblichen Gegebenheiten angepasst sein.
• Die Aufzeichnung darf den Beschäftigten überlassen werden, sie ist nicht zwingend eine Aufgabe für die Vorgesetzten.
• Beginn der Arbeit sowie eingelegte Pausen und das Ende der Arbeit sind exakt zu erfassen, um z.B. Vorgaben zur Höchstarbeitszeit mit Blick auf den Arbeitsschutz wirkungsvoll kontrollieren zu können. Genau darauf zielt das Urteil des BAG im Kern ab.
• Leitende Angestellte mit Personalverantwortung, z.B. mit der Befugnis zur Entlassung und Einstellung von Mitarbeitern etc., müssen ihre Arbeitszeiten nicht erfassen, ebensowenig Geschäftsführer.
• Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, sofern die Pflicht zur Zeiterfassung eingehalten wird.

Grundsätzlich hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht. Er kann nicht mitentscheiden, wie die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten erfassen müssen, also digitalisiert oder analog – dies obliegt einzig dem Unternehmen. Mitbestimmen darf der Betriebsrat allerdings, wie das gewählte System dann in der Praxis umgesetzt wird. 

Weiter zu beachten sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Beim Einsatz digitaler Systeme erhebt der Betrieb z.B. bei der Eingangskontrolle u.U. biometrischen Daten in zugangsbeschränkte Bereiche und natürlich immer auch personenbezogene Daten seiner Beschäftigten und verarbeitet sie, so dass Arbeitgeber  im Rahmen der Einführung der Arbeitszeiterfassung eine Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der Daten einholen müssen. Erst Recht gilt bei einer Erfassung der Arbeitszeit z.B. mittels App auf dem Handy , v.a. dann, wenn die App über GPS-Ortung automatisch aufzeichnet, ob jemand im Einsatzgebiet – etwa einer Baustelle – ist oder bei der Anfahrt. So entstehen individuelle Bewegungsprofile, die exakt Arbeitszeiten und Einsatzorte dokumentieren sowie die eventuell unterschiedliche Betrachtung von Fahrt- und Arbeitszeiten erlauben. Das ist praktisch für die Lohnabrechnung, aber vorher unbedingt mit einem Anwalt oder Anwältin zu besprechen.

Daher sollten Unternehmer die Beschäftigten

• genau über das Erheben, Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten informieren, die beim Erfassen von Arbeitszeiten anfallen,
• nach dieser Aufklärung eine schriftliche Einverständniserklärung zur Erfassung der Arbeitszeit auf diesem Wege einholen sowie
• eventuell zuerst eine Datenschutz-Folgenabschätzung vornehmen.

Zwingend ist das zumindest bei der Verwendung von biometrischen Daten für die Arbeitszeiterfassung über digitale Tools. Zum Einsatz ihres Fingerabdrucks sind Beschäftigte nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg übrigens nicht verpflichtet.

Dies gilt auch im Rahmen der analogen Zeiterfassung, also z.B. dem Zettel zur Erfassung der Pausen- und Arbeitszeiten ebenso wie bei der Verwendung der Stempeluhr am Eingang.

Welche technischen Lösungen zum Einsatz kommen, entscheidet sich nach dem betrieblichen Bedarf. Das könnte die App auf dem Mobilgerät, die Software auf dem Rechner, der Scanner oder die Stempeluhr an der Zugangstür sein. Vor Investitionsentscheidungen ist  die ausführliche Beratung nicht nur mit technischen Beratern, sondern auch mit Experten aus Steuer- und Rechtsberatung erforderlich, schon um den Workflow in die Buchhaltung ohne Systembruch abbilden zu können. Dabei sind folgende Kriterien in die Entscheidung mit einzubeziehen:

• Individuelle Dateneingabe  oder automatisierte Ermittlung von Arbeitszeiten und Pausen?
• Spezielle Features, wie das Identifizieren biometrischer Merkmale oder branchentypische Lösungen zur Erfassung von Lenk-/Ruhezeiten?
• Mitspracherecht des Betriebsrats!
• Anforderungen an Datenschutz oder Datensicherheit!

Und last but not least: Ein Leitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums  aus dem August 2018 (!) gibt einen Überblick zu Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung. Der Einsatz solcher Lösungen sollte allerdings genau mit Ihrer Steuerberatungskanzlei abgestimmt werden.

Stand 06.03.2023

RA Bernd Lichtenstern